ASSEMBLEA  ORDINARIA 2017

Approvazione bilancio

Arezzo, 22/03/2017

In data odierna,  presso l’Ospedale San Donato di Arezzo – Stanza 401, si è svolta l’assemblea ordinaria dell’Associazione Volontari Ospedalieri di Arezzo, per discutere e deliberare sui seguenti argomenti:

      1)    approvazione del bilancio 2016  e previsionale 2017;

2)    Programma annuale eventi e visibilità della Associazione;

3)    Consegna attestati di benemerenza;

4)    Varie ed eventuali

come da avviso di convocazione affisso, nei termini previsti, presso la Sede e gli spogliatoi dei volontari della Associazione.

L’Assemblea elegge Ernesto Magnaghi, segretario dell’Avo e Anna Lucia Troiani rispettivamente quali segretario e Presidente della Assemblea

Il Segretario, preso atto delle 44 firme dei soci nell’elenco delle presenze in assemblea e delle 22 deleghe presentate dichiara validamente costituita l’assemblea.

La Presidente, anticipando il terzo punto all’O.G. consegna alla ex-volontaria Carboni  Adriana, che ha lasciato il servizio lo scorso Novembre 2016 per motivi familiari,  la targa ricordo per i 20 anni di servizio. La Presidente procede poi alla consegna degli attestati di benemerenza ai volontari Sacchini Eraldo e Versari Romana rispettivamente per il 30 e 25 anni di servizio. La Vice Presidente Bursi Alessandra consegna alla Presidente Troiani Anna Lucia l’attestato di benemerenza per i 25 anni di servizio.

Dopo le felicitazioni e gli applausi che hanno accompagnato la consegna,  la Presidente, passa a trattare il primo punto  all’O.G. e cede la parola al Segretario per la lettura del  Bilancio chiuso al 31/12/2016 con un saldo attivo di euro 4.627,65,  già sottoposto a e  approvato dal  Consiglio Direttivo nella seduta del 16 Febbraio scorso. Magnaghi inizia dando lettura del verbale del Consiglio dei Revisori del 8/02/2017 nel quale sono evidenziate le poste più significative del bilancio e la gestione del fondo di solidarietà che chiude con un saldo di euro 9851,93.

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Verbale del Consiglio dei Revisori

 Il giorno 8 Febbraio 2017 alle ore 18,15 si è riunito il Consiglio dei Revisori nelle persone di: OMISSIS

Funge da verbalizzante il Segretario dell’Associazione Ernesto Magnaghi.

Alla presenza dell’economa Maria Pia Alberti e della Presidente Anna Lucia Troiani, i  revisori prendono visione del rendiconto 2016 che chiude con un saldo positivo di gestione di euro 4.627,65 Il Patrimonio sale quindi da euro 17.180,96 al 31/2/2015 a euro 21.808.,61 comprensivo del saldo di euro 9.851,93 relativo alla gestione separata del “Fondo di Solidarietà” istituito nel 2015 con una assegnazione di euro 5.759,37, destinato al confort dei degenti del Reparto oncologico del San Donato di Arezzo. I revisori verificano la movimentazione del Fondo che registra, oltre al ricavato della mostra di beneficienza “Natale Avo 2016” di euro 3.344,90, una donazione di euro 2.000 da Bankitalia, la contribuzione di euro 1.055 dal patrimonio della gestione ordinaria della Associazione e donazioni per euro 5.815 ricevute di massima da Associazioni dilettantistiche sportive in occasione di sagre e manifestazioni varie.. Per quanto attiene gli utilizzi del fondo  i revisori prendono atto che gli stessi ammontano a euro 6.122,44 dei quali 4.744 euro per erogazione di n. 54 contributi per acquisto parrucche ed euro 1.378,44 per il confort dei degenti. I revisori concludono l’esame costatando la regolarità della gestione separata del fondo come evidenziata in bilancio 2016.

Proseguendo nella verifica i revisori prendono atto della rendicontazione relativa all’utilizzo della somma di euro 4.093,96, pervenuta nel corso del 2016, relativa al 5x1000 per l’anno 2014 a fronte di  46 adesioni contro le 39 dell’esercizio 2013. Le poste indicate nel rendiconto trovano esatta imputazione contabile tra la uscite del bilancio 2016.

Dall’ esame delle entrate e uscite i revisori rilevano che lo sbilancio della gestione ordinaria 2016

(depurata cioè della movimentazione relativa al fondo), si chiude con un saldo attivo di euro 535,09: Dopo aver verificato la rimanenza di cassa alla data odierna di euro 649,25 ed il saldo del c/corrente con le evidenze della banca al 31/12/2016 di euro 20.933,73 (comprensivo del citato “fondo”) i revisori procedono ad un esame a campione delle registrazioni contabili di entrata e uscita superiori a 100 euro, verificandone i giustificativi di spesa anche sotto il profilo fiscale., nulla eccependo sulla loro regolarità.

Al termine della riunione i revisori prendono atto della situazione contabile alla data odierna che non registra movimenti significativi o poste rettificative al bilancio 2016 e verificano anche la rispondenza del saldo del c/c di euro 19.056,78 con le evidenze della Banca.

Nel complesso, dai riscontri effettuati il Consiglio ritiene di assicurare il Consiglio Direttivo e l’Assemblea dei Soci, sulla tranquillità della gestione Amministrativa della Associazione

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Magnaghi procede quindi alla lettura del bilancio chiuso al 31/12/2016 e da lettura della relazione del Consiglio direttivo allegata al bilancio.

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RELAZIONE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO

Cari Soci, Volontari e Volontarie

L’AVO è una grande famiglia che si identifica  in una presenza, nel trascorso anno, di 6.800 ore effettuate nei reparti dell’Ospedale, ma anche da un’intensa attività che si manifesta nella organizzazione e partecipazione a convegni e manifestazioni, in rapporti con il territorio e le istituzioni, nella formazione di volontari.

Essere volontario è una scelta importante, una missione che ci siamo impegnati a percorrere turno dopo turno, anno dopo anno e che svolgiamo, spesso con sacrificio, rubando qualche ora alla famiglia, ai propri impegni, alla propria attività.  Essere volontario non è “occupare il tempo” ma “donare tempo”: se il servizio viene svolto per occupare tempo o vengono meno impegno e costanza sottoscritti entrando in AVO,  è anomalo definirsi volontario e peraltro viene fornita una visione distorta dell’essere volontario.

Con l’iscrizione ci siamo anche impegnati a essere partecipi alla vita associativa e quindi di offrire la propria disponibilità nell’assumere, secondo le proprie capacità e senza perdere di vista la missione, anche altri ruoli all’interno dell’AVO quali,  partecipare attivamente alle iniziative, essere famiglia rapportandosi con i suoi componenti ( in più casi non si conosce il volontario del proprio reparto), essere punto di riferimento per i nuovi volontari facendoli sentire “noi dell’AVO”, perché non è l’operato dell’uno, più o meno professionale, che identifica l’AVO,  ma quello che viene riconosciuto all’operato di tutti i suoi componenti,  cioè all’Associazione in ogni suo aspetto..

Fatta questa importante premessa vediamo come l’AVO  si è espressa nel 2016 per fare il punto sul suo stato e capire su quale terreno ci muoviamo nell’anno in corso.

Come avrete sentito e letto sui media, è evidente che, nonostante i 18 nuovi volontari che si sono inseriti a seguito del corso 2016 e la disponibilità di qualche volontario a effettuare doppi e tripli turni settimanali, si ha difficoltà a far fronte,  come sarebbe ottimale, alle  richieste di espletare il servizio in nuovi reparti, non ultimi la nefrologia e la radio-terapia. Incide in tale situazione anche la sospensione del servizio di diversi volontari per vari motivi ( 29 su 131 volontari iscritti al 31/12/2016) ai quali si sommano i casi di scarso impegno o organizzazione del proprio tempo, da parte di volontari che effettuano  prestazioni di uno o due soli turni mensili e talvolta senza continuità. Già sarebbe un sollievo se quest’ultima situazione potesse modificarsi in onore anche di quei pazienti che non possono contare su questi volontari.

Nel corso del 2016 c’è stato un forte turnover con 26 nuove  iscrizioni ( delle quali 18 entrati a seguito del corso di formazione ) contro 22 dimissioni, delle quali 8 iscritti  nel biennio 2015/2016. Come già detto, i volontari e tirocinanti  al 31/12/2016 erano 131 ma già nel primo bimestre 2017 sono passati a 120 per effetto, in larga parte,  di un intervento di revisione della situazione anzidetta.

Il turnover 2016 ha portato anche un ritocco negativo alla età media dei volontari che passa dai 58 del 2015 a 61 anni ( da notare che l’età media degli usciti è di 66 anni e quindi è stata in parte compensata dall’inserimento di giovani).

Al 31/12/16 i soci iscritti a libro erano 103 contro i 97 del 31/12/2015, anch’essi ridotti a  95 nel corso di questo inizio anno per effetto dell’intervento anzidetto.  

Come accennato all’inizio nel 2016 sono  stati  effettuati n. 3.380  turni per circa 6.800  ore, con una flessione dell’1,8% rispetto ai 3440 del 2015,  nonostante l’aumento del numero di volontari e restando pressoché invariata la turnazione media mensile di 80 volontari che sono la linfa su cui possiamo contare per coprire 12 reparti.

Dalla relazione del Consiglio dei revisori emerge che nel corso del 2016 l’AVO ha svolto e tutt’ora sta’ svolgendo, oltre al quotidiano istituzionale, una forte attività di  solidarietà verso i degenti dell’Oncologico con l’erogazione di contributi per l’acquisto di parrucche, con incontri di make-up con le degenti, attraverso la fornitura di giornali e quant’altro necessario.

Oltre all’aspetto umano che è prioritario,  le tante testimonianze ricevute ci dimostrano che tale iniziativa ha avuto un grosso impatto nella visibilità dell’Associazione che comincia a riflettersi anche nella reperibilità di volontari: stiamo pensando di rivolgere la stessa azione, previa attenta  e oculata analisi, alle necessità di altri reparti. 

Sempre in termini di visibilità, notevole successo ha avuto il calendario AVO 2017, apprezzato “per i contenuti che escono dal tradizionale e per una  gradevole veste grafica”, come è stato commentato sul web da una testata giornalistica. E’ continuato il rapporto di collaborazione con il CEIS partecipando alla Marcia e con la Pastorale Sanitaria nella Giornata Mondiale del Malato. Stiamo altresì facendo rete con Associazioni, sportive o comunque operanti nel sociale, compartecipando ad eventi ( vedi maratonina del cuore e presentazione del programma di make.up al Rotary) e altri in programma nel 2017, che  oltre alla visibilità, ce lo possiamo dire, hanno riflessi economici sul fondo di solidarietà.

Grazie al notevole impegno da parte di alcuni volontari, anche per il 2016 è stato possibile, in extremis per alcuni contrattempi, organizzare con successo il “Natale Avo”, nato nel 2015 per dare vita al programma di solidarietà e che, divenuto ormai irrinunciabile anche in termini di visibilità,  verrà ripetuto nel 2017.

Per portare avanti questo programma occorre in larga misura impegno e disponibilità di tutti perché, lo ripetiamo, l’AVO non è l’Associazione di  alcuni.

E’ con piacere  che rivolgo a tutti voi un caloroso ringraziamento per l’attività di volontariato che svolgete e  per la professionalità che dimostrate giorno dopo giorno.

Il mio ringraziamento va anche alla Direzione del San Donato che in ogni occasione non manca di esternare apprezzamento per l’operato di tutti voi e rimarcare la necessità della nostra presenza.

IL CONSIGLIO DIRETTIVO

La Presidente

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Il Segretario, dopo aver dato lettura della relazione del Consiglio direttivo allegata al bilancio, passa poi a presentare il

 BILANCIO PREVENTIVO 2017

L’assemblea, dopo aver preso atto dei dati forniti e, ricevuti i necessari chiarimenti alle richieste presentate,  approva all’unanimità il bilancio 2016 e quello preventivo 2017 posti in votazione dal Presidente.

Si passa quindi ad esaminare il secondo punto All’O.G e prende la parola Beoni Francesco, consigliere e addetto alle pubbliche relazioni che informa l’assemblea di un evento che si terrà il Lunedì di Pasqua organizzato dalla USL: si tratta di una maratona-passeggiata salutare nel parco del Pionta volta alla riqualificazione dell’Area. I dettagli dell’evento saranno comunicati non appena ci perverrà il programma. Beoni prosegue facendo presente di essere stato contattato dalla Polisportiva di Policiano per ripetere l’edizione 2016 della Maratonina di Arezzo che ha dato una discreta visibilità all’Avo.

Come anticipato nella relazione, anche quest’anno ripeteremo il Natale Avo e Beoni riferisce di aver già preso accordi con la Provincia per l’utilizzo dell’Atrio d’onore.

La Presidente riferisce che è stato presentato al Cesvot  il corso Avo 2017che, se non entrerà in graduatoria per poter beneficiare del contributo si terrà comunque a spese della Associazione.

Si passa quindi a trattare il quarto punto all’O.G. ( Varie ed eventuali) e la Presidente informa sulla attivazione di due nuovi reparti (Nefrologia e Radio-terapia) e chiede ai volontari la disponibilità necessaria per sopperire alla scarsità di presenze.

La Presidente informa che l’Avo si è dotata di un Labaro per le Manifestazioni  che viene presentato in assemblea.

Non essendoci altri argomenti da trattare alle ore 19,15 viene chiusa l’assemblea.

Il Segretario                                                                  Il Presidente